Administratie bijhouden: 4 tips voor zzp’ers

Wie van plan is te starten als zzp’er, gaat een leuke maar ook spannende tijd tegemoet. Er komt veel kijken bij het beginnen van je eigen onderneming. Na het inschrijven bij de KVK volgt de eerste klant en voor je het weet, stromen de euro’s binnen. Maar hoe houd je grip op de administratie van je startende bedrijf als je zzp’er bent en dus alles zelf doet? We geven vier handige tips om je op weg te helpen.

1. Houd de boel netjes met een papierversnipperaar

Rondslingerend papier is geen goede basis voor een administratie. Zorg er dus voor dat je dit zoveel mogelijk voorkomt. Komt er een brief, factuur of ander document binnen? Beoordeel dan meteen of je er iets mee moet en of je deze moet bewaren. Zo niet, dan hoeft-ie niet op je bureau te liggen. Pro-tip: zet een papierversnipperaar onder je bureau. Zo heb je een ruimtebesparende oplossing voor je papierafval én voldoe je direct aan de regels van de AVG. Deze regelgeving adviseert namelijk een papierversnipperaar voor vertrouwelijke of persoonlijke informatie.

2. Kies een vast moment voor administratie

Aangezien velen het bijhouden van de administratie als een vervelende klus zien, is het er ook een die vaak vergeten (of uitgesteld) wordt. Het is daarom verstandig om dit voor te zijn en een vast moment per week in te lassen om je hierover te buigen. Plan bijvoorbeeld elke maandag een of twee uur in om alles bij te werken van de afgelopen week. Zo blijf je niet alleen op de hoogte van de (financiële) situatie van je bedrijf, maar voorkom je ook dat er fouten gemaakt worden. Een verloren bonnetje van de afgelopen week vind je namelijk misschien nog wel terug, maar als er al maanden voorbij zijn… 

3. Gebruik speciale boekhoudsoftware

Voor een duidelijke administratie volgens alle geldende regels hoef je tegenwoordig zelf geen expert meer te zijn. Er zijn tientallen handige boekhoudprogramma’s te vinden die je helpen om het overzicht te bewaren. Deze software helpen je om de juiste gegevens op de juiste plek in te voeren en zijn zelfs voor de absolute leek eenvoudig om mee te werken. Bovendien zijn zulke programma’s veilig en slim, waardoor er vaak ook bepaalde handige automatiseringsprocessen mogelijk zijn.  

4. Orden papieren met mappen en etiketten

Zorg ook voor een duidelijk systeem bij het bewaren van papieren documenten. De meeste financiële administratie moet je immers minimaal zeven tot tien jaar bewaren voor de Belastingdienst. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld ordners en archiefdozen. Om het overzicht te bewaren, zijn etiketten ideaal. Schrijf hierop wat er in de map of doos zit en vergeet het jaartal niet. Met behulp van het etiket weet je de juiste documenten altijd terug te vinden, bijvoorbeeld als de Belastingdienst vraagt om bepaalde informatie. 

Neem je deze tips mee tijdens jouw start als zzp’er? Dan heb je de eerste stappen naar een gezond bedrijf al gezet. Door de administratie goed bij te houden, houd je namelijk grip op je financiële situatie en kun je snel actie ondernemen indien nodig. Veel succes!