Tips voor het kiezen van de meest geschikte ruimte

Het huren van een vergaderlocatie kan een geweldige oplossing zijn

Of je nu een sollicitatiegesprek voert, een project voorstelt aan potentiële investeerders of als freelancer op zoek bent naar een plek om jouw nieuwe klanten te ontmoeten. In dit artikel geven wij waardevolle tips om je te helpen de perfecte vergaderzaal voor jouw evenementen te kiezen. Kijk hier eens naar.

Vergaderlocaties: welke kiezen?

Er wordt niet altijd genoeg aandacht besteed aan de keuze van de zaal waarin een zakelijke bijeenkomst zal worden gehouden. Het is echter een sleutelelement dat het succes of het mislukken van de bijeenkomst kan bepalen.

Afmetingen vergaderzaal

Voor een maximaal comfort van de deelnemers worden de afmetingen van de zaal berekend op ongeveer 2 vierkante meter per persoon. Dus, als we een vergadering plannen voor ongeveer 5 personen, moeten we een ruimte kiezen van ten minste 10 vierkante meter. Voor grotere vergaderingen kan de ruimte worden berekend vanaf 1,5 vierkante meter per persoon.

De afmetingen zullen echter niet alleen afhangen van het aantal personen, maar ook van het soort activiteit dat wordt gepland, en van het soort meubilair of de dynamiek die wij aan de deelnemers zullen voorstellen. Daarom moeten wij in de eerste plaats nadenken over de doelstellingen van de bijeenkomst en over de manier waarop wij die gaan ontwikkelen.

Meubels

Meubilair is essentieel bij de keuze van vergaderlocaties. In het algemeen worden stoelen en tafels in een U-vorm gekozen, omdat dit visueel contact tussen alle deelnemers bevordert zonder dat de hoofdrolspeler zijn plaats verliest.

Zo kan het debat onder de deelnemers op gang worden gebracht, geleid of gemodereerd door de bewoner van de hoofdruimte.

Als we daarentegen denken aan bestuursvergaderingen, zal het meubilair een centrale tafel hebben, die door alle deelnemers wordt gedeeld en het grootste deel van de ruimte in beslag neemt.

Technologie moet aanwezig zijn

Bij elke vergadering speelt technologie een overheersende rol, vooral bij vergaderingen waarbij de deelnemers per videoconferentie aanwezig zijn of bij vergaderingen die gebaseerd zijn op visuele of interactieve presentaties. Daarom is het van essentieel belang niet alleen over up-to-date computerapparatuur te beschikken, maar ook over vervangende apparatuur en, indien mogelijk, over technici die eventuele onvoorziene problemen snel kunnen oplossen. In die zin is de beste optie meestal een beroep te doen op vergaderlocaties, die over alle onvoorziene omstandigheden beschikken die zich bij een geplande vergadering kunnen voordoen. Bovendien moeten de zalen voorzien zijn van al het nodige, vervangbare en elektronische materiaal: projectoren, TV, luidsprekers, enz.

Niet alleen een ruimte: een complete dienstverlening

Wanneer je besluit een vergadering te houden in een zakencentrum, gaan de voordelen die je krijgt verder dan de beschikbare ruimte en het meubilair. Sommige flexibele ruimten hebben aanvullende diensten, zoals telefoonbeantwoording, administratief secretariaat en reservering van accommodatie.