Een factuur maken is één van de eerste praktische taken waar je mee te maken krijgt wanneer je een kleine onderneming start. Zodra je een product verkoopt of een dienst levert, moet je duidelijk kunnen laten zien wat de klant moet betalen, waarvoor de betaling is en binnen welke termijn dit moet gebeuren.
Voor veel beginners lijkt factureren ingewikkeld. Je moet denken aan factuurnummers, btw, klantgegevens, betaaltermijnen en administratie. Toch hoeft een factuur maken niet moeilijk te zijn. Als je eenmaal weet welke onderdelen verplicht zijn en hoe je een vaste structuur gebruikt, wordt factureren een normale routine binnen je onderneming.
In deze gids lees je stap voor stap wat een factuur is, wat erop moet staan, hoe je een factuur maakt en welke fouten je beter kunt vermijden. Werk je nog aan de basis van je bedrijf? Bekijk dan ook het stappenplan voor het starten van een kleine onderneming.
Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel document waarmee je een klant vraagt om betaling voor een geleverd product of een geleverde dienst. Het is dus meer dan alleen een betaalverzoek. Een factuur is ook een belangrijk bewijsstuk voor je administratie en boekhouding.
Op een factuur staat onder andere wie de verkoper is, wie de klant is, wat er geleverd is, wat het bedrag is en hoeveel btw er wordt gerekend. Als ondernemer moet je facturen goed bewaren, omdat ze nodig zijn voor je belastingaangifte en financiële overzicht.
In de praktijk zie je dat ondernemers die vanaf het begin netjes factureren, veel minder problemen krijgen met betalingen, btw en administratie. Een goede factuur geeft duidelijkheid aan zowel jou als je klant.
Waarom is een goede factuur belangrijk?
Een goede factuur helpt je om professioneel over te komen en sneller betaald te worden. Wanneer een factuur onduidelijk is, ontbrekende gegevens bevat of slordig is opgemaakt, kan dat zorgen voor vertraging of vragen van de klant.
Daarnaast heb je facturen nodig om je inkomsten goed bij te houden. Zonder duidelijke facturen weet je minder goed hoeveel omzet je hebt gemaakt, welke klanten nog moeten betalen en hoeveel btw je moet afdragen.
Een correcte factuur helpt je met:
- professioneel communiceren met klanten;
- duidelijk maken waarvoor de klant betaalt;
- het bijhouden van je inkomsten;
- het voorbereiden van je btw-aangifte;
- het voorkomen van betalingsproblemen;
- een overzichtelijke boekhouding.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Een factuur moet aan bepaalde regels voldoen. Dit is belangrijk voor de belastingdienst en voor je eigen administratie.
Een correcte factuur bevat minimaal:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Je KVK-nummer
- Je btw-nummer
- Factuurnummer (uniek nummer)
- Factuurdatum
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van product of dienst
- Bedrag exclusief btw
- Btw-percentage en bedrag
- Totaalbedrag inclusief btw
Wil je meer weten over btw? Lees dan de uitleg over btw voor beginners.
Voorbeeld van een eenvoudige factuur
Een eenvoudige factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Hieronder zie je een basisvoorbeeld van hoe een factuur eruit kan zien:
- Factuurnummer: 2026-001
- Factuurdatum: 5 mei 2026
- Klant: Bedrijf X
- Dienst: Website ontwerp
- Bedrag exclusief btw: €1.000
- BTW 21%: €210
- Totaalbedrag: €1.210
- Betaaltermijn: 14 dagen
Dit voorbeeld laat zien dat een factuur vooral duidelijk moet zijn. Je klant moet direct begrijpen waarvoor hij betaalt, hoeveel hij moet betalen en wanneer de betaling binnen moet zijn.
Hoe maak je een factuur stap voor stap?
Een factuur maken wordt makkelijker wanneer je een vaste volgorde gebruikt. Zeker als beginner is het handig om met een standaard template of facturatieprogramma te werken.
Stap 1: Verzamel je eigen bedrijfsgegevens
Zorg dat je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer klaarstaan. Deze gegevens kun je daarna steeds opnieuw gebruiken.
Stap 2: Voeg klantgegevens toe
Vermeld de naam en het adres van je klant. Bij zakelijke klanten gebruik je meestal de officiële bedrijfsgegevens.
Stap 3: Gebruik een uniek factuurnummer
Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Gebruik bijvoorbeeld een eenvoudige volgorde zoals 2026-001, 2026-002 en 2026-003. Zo houd je overzicht en voorkom je dubbele nummers.
Stap 4: Beschrijf wat je hebt geleverd
Schrijf duidelijk op welke dienst of welk product je hebt geleverd. Vermijd vage omschrijvingen. Een duidelijke omschrijving voorkomt vragen van de klant.
Stap 5: Bereken btw en totaalbedrag
Bereken het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Wil je beter begrijpen hoe belasting werkt voor ondernemers? Lees dan ook belasting voor kleine ondernemers.
Stap 6: Voeg betaaltermijn en betaalgegevens toe
Zet duidelijk op de factuur binnen hoeveel dagen de klant moet betalen. Een betaaltermijn van 14 of 30 dagen komt vaak voor.
Stap 7: Verstuur en bewaar de factuur
Stuur de factuur per e-mail of via een facturatieprogramma. Bewaar daarna een kopie in je administratie.
Factuur maken met Word, Excel of een tool?
Je kunt een factuur maken in Word, Excel, Google Docs of met speciale facturatiesoftware. Voor beginners kan Word of Excel voldoende zijn, maar zodra je vaker facturen verstuurt, is een tool meestal handiger.
Factuur maken in Word of Excel
Word en Excel zijn laagdrempelig en gratis als je ze al gebruikt. Je kunt zelf een template maken en deze telkens aanpassen. Het nadeel is dat je zelf factuurnummers, bedragen en btw moet controleren.
Factuur maken met boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware maakt factureren makkelijker. Veel tools maken automatisch factuurnummers, berekenen btw en houden bij welke facturen betaald zijn.
Voordelen van een facturatietool zijn:
- minder kans op fouten;
- automatische factuurnummers;
- snelle btw-berekening;
- overzicht van openstaande facturen;
- koppeling met je boekhouding;
- makkelijk bonnetjes en inkomsten bewaren.
Bekijk ook de pagina met tools voor ondernemers als je jouw facturatie en administratie eenvoudiger wilt maken.
Wanneer stuur je een factuur?
Meestal stuur je een factuur nadat je een dienst hebt geleverd of een product hebt verkocht. Toch zijn er verschillende manieren om dit af te spreken.
Je kunt bijvoorbeeld werken met:
- betaling na levering;
- vooruitbetaling;
- een aanbetaling vooraf;
- deelbetalingen bij grotere projecten;
- maandelijkse facturen voor terugkerende diensten.
Voor kleine ondernemers is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken. Zeker bij nieuwe klanten kan een aanbetaling verstandig zijn. Dat verlaagt je risico en geeft meer zekerheid.
Hoe zorg je dat klanten sneller betalen?
Te laat betaalde facturen zijn vervelend, vooral als je net begint. Gelukkig kun je veel problemen voorkomen door professioneel en duidelijk te factureren.
Tips om sneller betaald te worden:
- stuur je factuur direct na levering;
- gebruik een duidelijke betaaltermijn;
- zet je bankgegevens opvallend op de factuur;
- maak de factuur overzichtelijk;
- stuur op tijd een vriendelijke herinnering;
- maak vooraf duidelijke afspraken met de klant.
Ook de kwaliteit van je klanten speelt mee. Lees daarom ook hoe je eerste klanten vindt en hoe netwerken als ondernemer kan helpen.
Facturen bewaren in je administratie
Facturen moet je goed bewaren. Ze zijn onderdeel van je administratie en nodig voor je boekhouding. Bewaar zowel verstuurde als ontvangen facturen op een vaste plek.
Een simpele structuur kan zijn:
- map per jaar;
- aparte map voor verkoopfacturen;
- aparte map voor inkoopfacturen;
- duidelijke bestandsnamen met datum en factuurnummer.
Een goed systeem voorkomt dat je later moet zoeken. Dit past goed bij een sterke basis voor administratie bijhouden.
Veelgemaakte fouten bij facturen
Beginners maken vaak dezelfde fouten bij het maken van facturen. Door deze te kennen kun je ze voorkomen.
- Geen btw vermelden
- Verkeerde bedragen berekenen
- Geen factuurnummer gebruiken
- Facturen niet bewaren
- Te laat factureren
Deze fouten kunnen problemen veroorzaken met je administratie en belasting. Zorg daarom dat je facturen altijd correct zijn.
Facturatie automatiseren
Wanneer je onderneming groeit, kan facturatie meer tijd kosten. Op dat moment kan automatisering handig zijn. Denk aan automatische factuurnummers, terugkerende facturen, betaalherinneringen en koppelingen met je bank.
Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Meer hierover lees je op de pagina over automatisering voor kleine bedrijven.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf een factuur maken?
Ja, je kunt zelf een factuur maken in Word, Excel of met een online tool. Zorg wel dat alle verplichte gegevens erop staan.
Is een factuurnummer verplicht?
Ja, elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Dit helpt bij je administratie en boekhouding.
Moet ik altijd btw op mijn factuur zetten?
In veel gevallen wel, maar er zijn uitzonderingen. Controleer altijd welke btw-regels voor jouw onderneming gelden.
Wat is een normale betaaltermijn?
Veel ondernemers gebruiken een betaaltermijn van 14 of 30 dagen. Zet deze termijn duidelijk op je factuur.
Wat moet ik doen als een klant niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Reageert de klant niet, dan kun je een tweede herinnering sturen of verdere stappen overwegen.
Conclusie
Een factuur maken is een belangrijk onderdeel van professioneel ondernemen. Door duidelijke gegevens te gebruiken, je btw goed te berekenen en facturen netjes te bewaren, voorkom je veel problemen.
Voor beginners is het slim om met een eenvoudige template of facturatietool te werken. Zo maak je sneller facturen, houd je overzicht en krijg je vaak sneller betaald.
Wil je verder bouwen aan je onderneming? Ga dan terug naar de gids over kleine onderneming starten of lees verder over boekhouding voor zzp.
